Bei der digitalen Transformation von Unternehmen ist das Enterprise-Resource-Planning (ERP) ein wesentlicher Bestandteil. Kurz zusammengefasst geht es um die Optimierung und Steuerung sämtlicher Ressourcen einer Organisation: von der Verwaltung des Bestands über die Lagerhaltung bis hin zur Kundenpflege und vieles mehr mithilfe eines ERP-Systems. Verschiedene Anbieter präsentieren unterschiedliche Lösungen.
ERP System einführen: Überlegungen vor dem Start
Obwohl die Anforderungen in den einzelnen Unternehmen auf den ersten Blick vergleichbar erscheinen, unterscheiden sie sich zum Teil wesentlich. Gründe dafür finden sich in der Firmengeschichte oder bei den angestrebten Verbesserungen. Finanzielle Ressourcen, die Einsicht in die Notwendigkeit oder die Bereitschaft der Mitarbeiter an der Mitwirkung bei der Implementierung noch unbekannter Systeme erfordern nicht selten individuelle Lösungen und Vorgehensweisen. Ebenso spielt die Branche eine signifikante Rolle. Der Umsetzung geht in jedem Fall eine Bedarfsermittlung voraus, an der sich auch die Wahl des ERP Systems orientiert. Entscheider benötigen Feingefühl bei der Einführung dieser neuen Software und nehmen oftmals die Unterstützung Außenstehender in Anspruch.
Externe Dienstleister beraten und begleiten
Ziel aller ERP Systeme ist eine ganzheitliche Lösung, die sämtliche Betriebsteile einbezieht. An den Schnittstellen zu Zulieferern und Kunden ergeben sich häufig Verbesserungen. Eine schnelle Umsetzung ist allerdings kaum zu gewährleisten. Immerhin muss während der Zeit der Umstellung jeder Prozess im Unternehmen fehlerfrei ablaufen. Gegebenenfalls wird es notwendig, die Mitarbeiter zu schulen. An welcher Stelle die Implementierung einsetzt oder ob die Einführung ad hoc stattfindet, ist Teil Überlegungen in der Vorbereitungsphase. Idealerweise wird bereits hier ein Dienstleister hinzugezogen, der später den Support übernimmt und Schulungen anbietet. Störungen bleiben vermutlich dennoch nicht aus, lassen sich so jedoch deutlich minimieren.
Kostenoptimierung und Lernphase
Eine modulare Bauweise ermöglicht die schrittweise Einführung eines ERP Systems besonders kostengünstig. Statt eine Vollversion zu erwerben, deren Produktkomponenten teilweise ungenutzt bleiben, kann die Umsetzung Schritt für Schritt gelingen. Erste Erfahrungen mit dem neuen System liefern wertvolle Hinweise, von denen Unternehmen bei der späteren Implementierung in sensible Unternehmensbereiche profitieren. Die Wahl des richtigen Zeitpunktes ist ebenfalls entscheidend. So erscheint die Einführung während der Hauptumsatzzeit des Jahres kontraproduktiv. Eine Verlegung in auftragsärmere Zeiten verspricht bessere Chancen. Ein Mehrwert ergibt sich überall dort, wo bereits vorhandene Lösungen mit der neuen Software harmonieren und die bestehenden Unternehmensprozesse integrierbar sind.
Komplettlösung vs. Open Source
Den etablierten Lösungen kommerzieller Anbieter stehen Open-Source-Anwendungen gegenüber. Der damit einhergehende offene Quellcode erlaubt die Anpassung sämtlicher Bestandteile an die betrieblichen Erfordernisse in optimaler Weise. Von der Einführung profitieren primär kleine und mittlere Unternehmen, die sich auf den Weg in eine digitale Zukunft begeben. Neben den klassischen Systemen, die auf dem eigenen Server installiert sind, stehen immer mehr Clouddienste zur Verfügung – mit allen datenschutzrechtlichen Folgen. Die Abwägung, welcher Variante der Vorzug zu geben ist, lohnt in jedem Fall.